معرفی
دراپباکس (Dropbox) یک سرویس ذخیرهسازی ابری و همکاری روی فایل است. کاربران می‌توانند فایلها و پوشهها را در فضای ابری نگهداری کنند، آن‌ها را میان رایانه، موبایل و نسخه وب همگامسازی کنند و از طریق دعوت به پوشه یا ارسال لینک اشتراکگذاری، در اختیار دیگران قرار دهند. برای عضویت و ویرایش یک پوشه مشترک معمولاً داشتن حساب Dropbox لازم است اما فایل یا پوشه‌ای که با لینک فقط قابل خواندن به اشتراک گذاشته شده باشد، ممکن است بدون حساب نیز قابل مشاهده و دانلود باشد. برای اطلاعات بیشتر مستندات رسمی اشتراکگذاری Dropbox را مطالعه کنید.
کاربرد اصلی Dropbox جلوگیری از پراکندگی نسخههای مختلف فایل میان پیام‌رسان‌ها و دستگاه‌های شخصی است. برای مثال، یک تیم محتوا می‌تواند فایلهای تصویر، ویدئو، متن و خروجی‌های نهایی را در پوشه‌هایی مشخص نگهداری کند تا همه اعضا به نسخه موردنظر دسترسی داشته باشند. تاریخچه نسخهها، درخواست دریافت فایل و همگامسازی انتخابی را در مستندات رسمی بررسی کنید.
قابلیت‌های مهم Dropbox برای مدیریت فایل
دراپباکس قابلیت‌هایی مانند سابقه نسخههای فایل، دریافت فایل از افراد خارج از سازمان و همگامسازی انتخابی پوشهها را ارائه می‌دهد.
قابلیت File Request برای همه طرحها در دسترس است و حتی افرادی که حساب Dropbox ندارند نیز می‌توانند از این طریق فایل ارسال کنند. البته محدودیت حجم فایل به نوع طرح حساب بستگی دارد. مدت نگهداری نسخههای قبلی فایلها نیز براساس طرح انتخاب‌شده متفاوت است.
همگامسازی انتخابی (Selective Sync) مشخص میکند کدام پوشههای Dropbox روی هارد همان رایانه نگهداری شوند. این تنظیم در هر رایانه به‌صورت مستقل انجام میشود و برای انتخاب پوشهها کاربرد دارد، نه فایلهای منفرد.
تفاوت همگامسازی و پشتیبان‌گیری
همگامسازی Dropbox را نباید با پشتیبان‌گیری سازمانی یکسان دانست. این سرویس قابلیت جداگانه‌ای با نام Dropbox Backup نیز برای پشتیبان‌گیری از فایلها و پوشههای رایانه ارائه میکند. بااین‌حال، انتخاب آن به‌عنوان راهکار پشتیبان‌گیری سازمان باید براساس سیاست‌های نگهداری، بازیابی و امنیت اطلاعات همان سازمان انجام شود.
Dropbox چه زمانی انتخاب مناسبی است؟
اگر تیم شما عمدتاً با فایلهای حجیم مانند ویدئو، تصویر، فایلهای طراحی یا خروجی‌های نهایی کار میکند و به همگامسازی پوشهها میان دستگاه‌های مختلف نیاز دارد، Dropbox گزینه‌ای قابل‌بررسی است. پیش از انتخاب، بهتر است حجم فایلها، سرعت و پایداری همگامسازی در شبکه کاری، ساختار مجوزهای دسترسی و نیاز به بازیابی نسخههای قبلی را با یک پوشه آزمایشی بسنجید.
اگر ویرایش همزمان سند، صفحه‌گسترده و ارائه بخش اصلی فعالیت تیم است، Google Drive و مجموعه Google Workspace را نیز بررسی کنید. همچنین، اگر سازمان از Microsoft 365، Teams و OneDrive استفاده میکند، OneDrive معمولاً به‌دلیل یکپارچگی با این اکوسیستم گزینه طبیعی‌تری خواهد بود. در هر سه گزینه، محل نگهداری داده‌ها، سطح دسترسی کاربران، مدیریت حساب کارکنان و الزامات امنیتی و حقوقی سازمان از معیارهای مهم تصمیم‌گیری هستند.
برای کاربران و شرکت‌های ایرانی، پیش از وابسته‌کردن فرایند کاری به Dropbox باید امکان ایجاد و بازیابی حساب، دسترسی اعضای تیم از شبکه‌های کاری، روش پرداخت مجاز سازمان، تأیید واحد حقوقی یا امنیت و محل مجاز نگهداری داده‌ها طبق سیاست سازمان بررسی شود. فایلهای حاوی اطلاعات محرمانه، داده‌های شخصی مشتریان یا اسناد حساس را نیز فقط با مجوز و براساس سیاست روشن سازمان در سرویس‌های ابری خارجی قرار دهید.
این ابزار را با نام‌های دیگری نیز می‌شناسند:
- دراپ باکس
ویژگی‌های کلیدی
در ادامه، مهم‌ترین موارد این بخش به تفکیک معرفی شده‌اند.
-
همگامسازی میان دستگاهها
فایلهای پوشه Dropbox میان دستگاه‌های متصل همگام می‌شوند تا کاربر بتواند از وب، رایانه یا موبایل به فایلهای خود دسترسی داشته باشد. فایل‌هایی که از طریق برنامه دسکتاپ در پوشه Dropbox قرار می‌گیرند، به حساب ابری کاربر نیز همگام می‌شوند. جزئیات تنظیمات همگامسازی در مستندات رسمی آمده است: help.dropbox.com
-
اشتراکگذاری پوشه و فایل
میتوان افراد را به پوشه مشترک دعوت کرد یا برای فایل و پوشه لینک اشتراکگذاری ساخت. برای ویرایش و بارگذاری در پوشه مشترک، دریافت‌کننده باید حساب Dropbox و دسترسی مناسب داشته باشد، اما لینک فقط‌خواندنی را میتوان بدون حساب نیز باز کرد. help.dropbox.com
-
تاریخچه نسخهها
نسخههای قبلی فایلها و تغییرات آن‌ها برای یک بازه مشخص قابل مشاهده و بازیابی هستند. طول این بازه به طرح حساب وابسته است و در طرح‌های فعلی Dropbox می‌تواند از ۳۰ تا ۳۶۵ روز متفاوت باشد. پیش از اتکا به این قابلیت، مدت نگهداری طرح خود را بررسی کنید: help.dropbox.com
-
درخواست دریافت فایل
با File Request میتوان از مشتری، همکار یا تأمین‌کننده فایل دریافت کرد، بدون آنکه فرستنده به پوشههای داخلی تیم دسترسی داشته باشد یا حتی حساب Dropbox داشته باشد. این قابلیت در همه طرحها موجود است، اما سقف حجم فایل قابل دریافت براساس طرح متفاوت است. دسترسی این قابلیت به طرح و تنظیمات حساب وابسته است: help.dropbox.com
-
همگامسازی انتخابی
Selective Sync به کاربر اجازه می‌دهد مشخص کند کدام پوشههای Dropbox روی هارد یک رایانه نگهداری شوند و کدام فقط در حساب ابری باقی بمانند. این تنظیم مخصوص همان رایانه است و برای پوشهها اعمال میشود، نه فایلهای منفرد. جزئیات و محدودیت‌ها را بررسی کنید: help.dropbox.com
-
همکاری و بازخورد روی فایل
کاربران می‌توانند فعالیت فایلها را مشاهده کنند و در فایلهای پشتیبانی‌شده از قابلیت‌هایی مانند نظرگذاری استفاده کنند. فعالیت فایل می‌تواند تغییراتی مانند ویرایش، جابه‌جایی، تغییر نام و برخی رویدادهای اشتراکگذاری را نیز نشان دهد. help.dropbox.com
کاربردها
موارد زیر تصویری کلی از این بخش برای این ابزار ارائه می‌کنند.
-
تحویل فایل به مشتری
یک پوشه برای هر مشتری بسازید و نام فایل را با الگوی پروژه-تاریخ-نسخه ثبت کنید. خروجی تأییدشده را در پوشه جدا قرار دهید، نوع دسترسی مناسب را انتخاب کنید و در صورت پشتیبانی طرح، برای لینک تاریخ انقضا بگذارید. لینک را با یک حساب آزمایشی بررسی کنید و یک نفر را مسئول بازبینی دوره‌ای دسترسی‌ها قرار دهید.
-
آرشیو دارایی‌های محتوایی
تیم بازاریابی می‌تواند تصاویر، ویدئوها، فایلهای برند و نسخههای تأییدشده کمپین را با ساختار پوشه و نام‌گذاری ثابت نگه دارد.
-
دریافت مدارک از بیرون تیم
واحدهای منابع انسانی، فروش یا عملیات می‌توانند با درخواست دریافت فایل، مدارک موردنیاز را از متقاضی یا مشتری جمع‌آوری کنند.
-
همکاری تیم‌های دورکار
اعضای تیمی که روی دستگاهها و مکان‌های مختلف کار می‌کنند، پوشههای کاری مشترک را همگام نگه می‌دارند و روی نسخه واحد فایل کار می‌کنند.
ابزارهای جایگزین
در کنار دراپباکس، ابزارهای مشابه زیر نیز در دسترس هستند.
پرسش‌های رایج درباره دراپباکس
اگر درباره این ابزار پرسشی دارید، ممکن است پاسخ آن را در میان موارد زیر پیدا کنید.
آیا دراپباکس فقط برای نگهداری فایل است؟
خیر. علاوه بر ذخیرهسازی، برای همگامسازی فایل میان دستگاهها، اشتراکگذاری با تنظیمات دسترسی، دریافت فایل از دیگران و در برخی طرحها بازیابی نسخههای قبلی استفاده میشود. جزئیات قابلیتها و محدودیتهای هر طرح را در مستندات و صفحه طرحها بررسی کنید.
تفاوت دراپباکس با گوگل درایو چیست؟
هر دو سرویس ذخیره و اشتراک فایل ابری هستند. اگر ویرایش همزمان Google Docs، Sheets و Slides محور کار تیم است، Google Drive را بررسی کنید. اگر تیم با فایلهای حجیم و پوشههای همگامشده میان دستگاهها کار میکند، Dropbox را نیز آزمایش کنید. اکوسیستم فعلی تیم، حجم فایل، مجوزها، محل نگهداری داده و سیاست امنیتی سازمان معیارهای اصلی انتخاباند.
آیا میتوان بدون نصب برنامه از دراپباکس استفاده کرد؟
بله. از طریق نسخه وب میتوانید فایلها را بارگذاری، دانلود و به اشتراک بگذارید. نصب برنامه دسکتاپ برای همگامسازی خودکار پوشهها روی رایانه لازم است.
آیا حذف فایل از رایانه، آن را از دراپباکس هم حذف میکند؟
اگر فایل در پوشه همگامشده Dropbox باشد، حذف آن معمولاً با فضای ابری همگام میشود. پیش از حذف، وضعیت همگامسازی و مدت بازیابی نسخهها در طرح خود را بررسی کنید.
آیا دراپباکس برای فایلهای محرمانه مناسب است؟
این موضوع به سیاست امنیتی سازمان، سطح دسترسی کاربران، تنظیمات اشتراکگذاری و نوع داده بستگی دارد. برای فایلهای حساس، دسترسی را محدود کنید، لینک عمومی نسازید و پیش از استفاده از سرویس ابری خارجی، الزامات حقوقی، محل مجاز نگهداری داده و تأیید واحد امنیت سازمان را بررسی کنید.
