معرفی
«مایکروسافت واندرایو» (Microsoft OneDrive) سرویس ذخیره‌سازی ابری مایکروسافت برای نگهداری، همگامسازی و اشتراک‌گذاری فایل‌ها میان وب، ویندوز، موبایل و برنامه‌های «Microsoft 365» است. فایلهای ذخیره شده در حساب واندرایو از تمام دستگاه‌های متصل به همان حساب دسترسی‌پذیر هستند.
در محیط کاری، واندرایو فضای شخصی فایلهای هر کاربر را در Microsoft 365 تشکیل می‌دهد. برای نمونه، یک کارشناس میتواند موارد زیر را ذخیره کند و با تعیین سطح دسترسی مشاهده یا ویرایش به اشتراک بگذارد:
پیش‌نویس گزارش‌ها
فایلهای «Excel»
اسلایدهای ارائه
محل نگهداری فایل‌ها در محیط ابری مایکروسافت به شرح زیر است:
فایلهای کانالهای «Microsoft Teams»: در «SharePoint» نگهداری میشوند.
فایلهای گفت‌وگوهای خصوصی «Teams»: در «OneDrive» فرستنده قرار می‌‌گیرند.
این ابزار برای کاربرانی که با نرم‌افزارهای Word و Excel و PowerPoint و Windows و Teams کار می‌کنند و به دسترسی یکپارچه به فایل‌ها نیاز دارند، گزینه‌ای مناسب به شمار می‌‌رود. پیش از استقرار در سازمان، دسترسی حساب‌های موردنیاز، امکان ورود کاربران و سیاست‌های اشتراک‌گذاری سازمان را در شرایط واقعی بررسی کنید.
مقایسه با ابزارهای مشابه
انتخاب میان سرویس‌های ابری به ساختار ابزاری سازمان بستگی دارد:
مایکروسافت واندرایو: زمانی منطقی‌تر است که سازمان از Microsoft 365 و Teams استفاده میکند.
گوگل درایو: زمانی هماهنگی بیشتری ایجاد میکند که فرایندهای تیم بر «Google Workspace» بنا شده باشند.
دراپباکس: زمانی قابل بررسی است که سیاست سازمان آن را تایید کند و یکپارچگی با اکوسیستم مایکروسافت اولویت اصلی نباشد.
این ابزار را با نام‌های دیگری نیز می‌شناسند:
- واندرایو
- وان درایو
- مایکروسافت OneDrive
- OneDrive
- OneDrive for Business
- Microsoft OneDrive for Business
ویژگی‌های کلیدی
در ادامه، مهم‌ترین موارد این بخش به تفکیک معرفی شده‌اند.
-
همگامسازی میان دستگاهها
پوشه‌های انتخاب شده را میان رایانه، وب و اپلیکیشن موبایل همگام میکند تا نسخه به‌روز فایل در دستگاه‌های متصل در دسترس باشد.
-
اشتراک‌گذاری با کنترل دسترسی
برای فایل یا پوشه پیوند اشتراک‌گذاری می‌سازید و می‌توانید مجوز مشاهده یا ویرایش بدهید، دسترسی را محدود کنید یا آن را بردارید. جزئیات گزینه‌ها به نوع حساب و سیاست سازمان وابسته است.
-
یکپارچگی با Microsoft 365
فایلهای Word و Excel و PowerPoint را می‌توان از وب یا برنامه‌های مایکروسافت باز کرد و تغییرات همکاران را در فایل مشترکی پیگیری کرد.
-
دسترسی به فایل بدون دانلود کامل
قابلیت Files On-Demand امکان مشاهده و بازکردن فایل‌ها را بدون اشغال فضای داخلی رایانه می‌دهد.
-
تاریخچه نسخهها و بازیابی
برای فایلهای پشتیبانی‌شده در OneDrive، می‌توان نسخه‌های پیشین را دید و بازیابی کرد. در دسترس بودن و تعداد نسخهها به نوع فایل، طرح و تنظیمات سازمان وابسته است.
-
پشتیبان‌گیری از پوشه‌های مهم ویندوز
در حساب‌ها و دستگاه‌های پشتیبانی شده، می‌توان پوشه‌های Desktop و Documents و Pictures ویندوز را برای همگامسازی انتخاب کرد. مدیر سازمان ممکن است این قابلیت را کنترل کند: learn.microsoft.com
کاربردها
موارد زیر تصویری کلی از این بخش برای این ابزار ارائه می‌کنند.
-
همکاری روی گزارش و فایلهای اداری
تیم مالی یا پروژه، فایل Excel یا PowerPoint را در واندرایو به اشتراک می‌گذارد تا اعضا روی یک نسخه کار کنند. پوشه مرجع را مشخص کرده، پیوند همان فایل را ارسال کنید و از ساخت نسخه‌های جداگانه با نام‌های مشابه بپرهیزید.
-
دسترسی به فایلهای کاری در چند دستگاه
کاربری که میان لپ‌تاپ محل کار، رایانه شخصی و موبایل جابه‌جا میشود، فایلهای کاری مجاز را همگام میکند تا به انتقال دستی با فلش یا پیام‌رسان نیاز نداشته باشد.
-
ارسال کنترل شده فایل برای مشتری یا همکار
برای ارسال فایل ارائه، قرارداد یا خروجی پروژه، پیوندی با سطح دسترسی مشخص می‌سازید. پیش از ارسال، مخاطبان مجاز، سطح مشاهده یا ویرایش و امکان لغو دسترسی پس از پایان همکاری را بررسی کنید.
-
نگهداری نسخه‌های اولیه محتوای سازمانی
نویسنده محتوا یا مدیر بازاریابی پیش‌نویس‌ها، تصاویر تاییدشده و فایلهای کمپین را در پوشه‌ای مشخص نگه می‌دارد و تاریخچه تغییرات را برای بازبینی حفظ میکند.
-
بازیابی فایل حذف شده یا نسخه پیشین
وقتی فایلی به اشتباه حذف میشود یا تغییر میکند، ابتدا سطل بازیافت OneDrive و سپس تاریخچه نسخه فایل را بررسی کنید. این کار زمانی موثر است که فایل در حساب یا پوشه همگامسازی شده ذخیره شود.
پرسش‌های رایج درباره مایکروسافت واندرایو
در این بخش، به تعدادی از پرسش‌های رایج درباره این ابزار پاسخ داده شده است.
تفاوت OneDrive با Google Drive و Dropbox چیست؟
واندرایو یکپارچگی کاملی با اکوسیستم Microsoft 365 و ویندوز دارد، در حالی که گوگل درایو با ابزارهای Google Workspace و دراپباکس با سیستمهای مختلف مدیریت فایل هماهنگ میشود.
آیا OneDrive همان فضای فایل مشترک Teams است؟
خیر، واندرایو فضای شخصی فایلهای کاربر و چتهای خصوصی است، اما فایلهای کانالهای تیم در مایکروسافت تیمز روی بستر SharePoint ذخیره میشوند. مستندات رسمی: learn.microsoft.com
آیا حذف فایل از رایانه، آن را از OneDrive هم حذف میکند؟
اگر پوشه مورد نظر همگامسازی شده باشد، حذف فایل از رایانه آن را از ابر نیز حذف میکند، اما امکان بازیابی آن از سطل آشغال واندرایو وجود دارد.
آیا OneDrive جایگزین بکاپ است؟
خیر. واندرایو همگامسازی و بازیابی نسخه را فراهم میکند، اما حذف یا تغییر اشتباه میتواند میان دستگاهها همگام شود. برای دادههای حیاتی، نسخه پشتیبان مستقل، دوره نگهداری مشخص و آزمون بازیابی داشته باشید. قابلیت بازیابی نسخهها نیز به نوع فایل، طرح و تنظیمات سازمان وابسته است: support.microsoft.com
برای استفاده از OneDrive به اشتراک Microsoft 365 نیاز دارم؟
خیر، حساب مایکروسافت فضای رایگان محدودی دارد. ظرفیت بیشتر و برخی قابلیت‌های سازمانی یا یکپارچگی با برنامه‌های Microsoft 365 به نوع اشتراک شخصی یا سازمانی بستگی دارد. طرح‌ها و ظرفیت‌ها را در صفحه رسمی بررسی کنید: microsoft.com
