معرفی
مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) پلتفرم همکاری سازمانی مایکروسافت است که برای گفتوگوی تیمی، برگزاری جلسات آنلاین، تماس، اشتراک فایل و هماهنگی فعالیتهای کاری استفاده میشود. سازمانها میتوانند برای هر واحد، پروژه یا موضوع کاری تیمها و کانالهای جداگانه ایجاد کنند تا پیامها، فایلها و تصمیمهای مرتبط در یک فضای مشترک و قابلدسترسی نگهداری شوند.
این ابزار معمولا برای سازمانهایی مناسب است که از Microsoft 365 استفاده میکنند و میخواهند ارتباطات، جلسات، تقویم و فایلهای کاری خود را در یک محیط یکپارچه مدیریت کنند. فایلهای کانالها در SharePoint و فایلهای ارسالشده در گفتوگوهای خصوصی در OneDrive ذخیره میشوند. به همین دلیل، پیش از راهاندازی Teams بهتر است ساختار دسترسیها، محل ذخیرهسازی فایلها و سیاستهای نگهداری داده مشخص شود. جزئیات این فرایند در مستندات رسمی ذخیره فایل در Teams توضیح داده شده است.
چه زمانی Teams انتخاب مناسبی است؟
Teams زمانی بیشترین ارزش را ایجاد میکند که همکاری مستمر، جلسات منظم و کار مشترک روی فایلهای Word، Excel و PowerPoint بخشی از فرایند روزانه سازمان باشد. برای مثال، یک مدیر پروژه میتواند کانالهای جداگانهای برای برنامهریزی، ریسکها و تصمیمهای پروژه ایجاد کند تا اعضای تیم بهجای جستوجو در پیامهای پراکنده، اطلاعات هر موضوع را در محل مشخصی پیدا کنند.
برای شروع، بهتر است ابتدا یک تیم آزمایشی با چند کانال محدود ایجاد شود. تعیین مالک برای هر کانال، مشخصکردن محل ثبت تصمیمهای مهم و تعریف دسترسی کاربران از همان ابتدا میتواند از آشفتگی اطلاعات در آینده جلوگیری کند. پس از مدتی استفاده نیز میتوان بررسی کرد که آیا اعضا سریعتر به فایلها و تصمیمهای موردنیاز دسترسی پیدا میکنند و آیا حجم ارتباطات پراکنده کاهش یافته است یا خیر.
چه زمانی گزینه دیگری را بررسی کنید؟
اگر نیاز اصلی فقط برگزاری جلسات آنلاین با افراد خارج از سازمان باشد و امکاناتی مانند کانالهای کاری یا مدیریت فایل مشترک اهمیت زیادی نداشته باشد، ابزارهایی مانند Google Meet یا Zoom نیز میتوانند گزینههای مناسبی باشند. البته این ابزارها معمولاً جایگزین کامل Teams محسوب نمیشوند؛ زیرا امکانات همکاری سازمانی و یکپارچگی عمیق با Microsoft 365 را ارائه نمیکنند.
در شرایطی که تمرکز اصلی بر مستندسازی دانش، فرایندها و تصمیمهای سازمانی باشد، ابزارهایی مانند Confluence نیز قابل بررسی هستند. Confluence بیشتر برای ایجاد و نگهداری مستندات و پایگاه دانش استفاده میشود، در حالی که Teams بر ارتباطات روزمره، جلسات و همکاری تیمی تمرکز دارد. در بسیاری از سازمانها این دو ابزار در کنار یکدیگر استفاده میشوند.
مجوز، مهمان و حاکمیت داده
Teams در قالب نسخه رایگان و همچنین طرحهای مختلف Microsoft 365 ارائه میشود. امکانات مدیریتی، ظرفیتها و قابلیتهای هر طرح متفاوت است؛ بنابراین بهتر است پیش از انتخاب، جزئیات هر گزینه در صفحه رسمی مقایسه طرحهای Teams بررسی شود. همچنین قابلیت تماس تلفنی سازمانی به مجوزها و سرویسهای مرتبط با Teams Phone وابسته است و بهصورت پیشفرض در همه طرحها در دسترس نیست.
امکان دعوت از مهمانان بیرونی نیز به تنظیمات Microsoft 365 و سیاستهای مدیریتی سازمان بستگی دارد. اگر قرار است از Teams برای همکاری با مشتریان، پیمانکاران یا سایر افراد خارج از سازمان استفاده شود، بهتر است تنظیمات مربوط به مهمانان و اشتراک فایلها با مستندات رسمی همکاری مهمان تطبیق داده شود.
برای سازمانهای ایرانی، انجام یک اجرای آزمایشی محدود پیش از استقرار گسترده میتواند مفید باشد. در این مرحله میتوان موضوعاتی مانند تهیه مجوز، دسترسی کاربران و مهمانان، پایداری ارتباط، الزامات نگهداری داده و میزان سازگاری با فرایندهای داخلی سازمان را ارزیابی کرد. چنین بررسیای کمک میکند تصمیم نهایی بر اساس نیازهای واقعی سازمان و مزیتهای اکوسیستم Microsoft 365 گرفته شود.
این ابزار را با نامهای دیگری نیز میشناسند:
- تیمز
- مایکروسافت Teams
- Teams
ویژگیهای کلیدی
در ادامه، مهمترین موارد این بخش به تفکیک معرفی شدهاند.
-
گفتوگو در تیم و کانال
هر تیم میتواند کانالهای جداگانهای برای موضوعات مختلف داشته باشد تا پیامها، فایلها و بحثهای مرتبط در یک محل مشخص متمرکز شوند و پیگیری آنها آسانتر باشد.
-
برگزاری جلسه و اشتراکگذاری محتوا
امکان برگزاری جلسات صوتی و تصویری، دعوت شرکتکنندگان، اشتراک صفحه نمایش و استفاده از چت در طول جلسه را فراهم میکند.
-
یکپارچگی با Microsoft 365
Teams با سرویسهایی مانند Outlook، Word، Excel و PowerPoint یکپارچه است و دسترسی به فایلها و برنامههای کاری را سادهتر میکند.
-
همکاری روی فایلهای مشترک
اعضای تیم میتوانند فایلهای مشترک را مشاهده، ویرایش و به اشتراک بگذارند و با توجه به سطح دسترسی تعیینشده روی آنها همکاری کنند.
-
ثبت و پیگیری فعالیتهای کاری
پیامها، فایلها، جلسات و تصمیمهای مرتبط با هر تیم یا پروژه در یک فضای مشترک باقی میمانند و مراجعه به سوابق را آسانتر میکنند.
-
مدیریت دسترسی و سیاستهای سازمانی
مدیران میتوانند عضویت کاربران، دسترسی مهمانها، تنظیمات جلسات و سیاستهای اشتراکگذاری را متناسب با نیازهای سازمان کنترل کنند.
کاربردها
موارد زیر تصویری کلی از این بخش برای این ابزار ارائه میکنند.
-
هماهنگی اجرایی پروژه میان چند واحد
تیمهای مختلف میتوانند برای هر پروژه کانالهای اختصاصی ایجاد کنند و فایلها، تصمیمها و گفتوگوهای مرتبط را در همان فضا نگهداری کنند.
-
جلسههای روزانه تیم دورکار یا ترکیبی
اعضای تیم میتوانند جلسات منظم خود را بهصورت آنلاین برگزار کنند، وضعیت کارها را مرور کنند و موارد مهم را در همان محیط ثبت کنند.
-
مصاحبه و جلسه جذب نیرو
تیم منابع انسانی میتواند جلسه مصاحبه را زمانبندی کند، لینک دعوت را ارسال کند و اعضای پنل مصاحبه را به جلسه اضافه کند.
-
ارائه و آموزش داخلی
مدرس یا مدیر تیم میتواند اسلاید، نرمافزار یا صفحه مرورگر را ارائه کند و پرسشهای شرکتکنندگان را در چت جلسه دریافت کند.
-
همکاری در اکوسیستم Microsoft 365
سازمانهایی که از سرویسهای Microsoft 365 استفاده میکنند میتوانند Teams را بهعنوان محیط اصلی ارتباطات، جلسات و همکاری روی فایلها به کار بگیرند.
ابزارهای جایگزین
ابزارهای زیر نزدیکترین جایگزینها برای مایکروسافت تیمز به شمار میروند.
پرسشهای رایج درباره مایکروسافت تیمز
در این بخش، به تعدادی از پرسشهای رایج درباره این ابزار پاسخ داده شده است.
آیا مایکروسافت تیمز فقط برای جلسه آنلاین است؟
خیر. جلسه آنلاین یکی از قابلیتهای تیمز است. این ابزار برای گفتوگوهای کانالی، اشتراک فایل، هماهنگی تقویم و همکاری روزانه تیم نیز استفاده میشود.
تفاوت تیم و کانال در مایکروسافت تیمز چیست؟
تیم فضای اصلی یک گروه، واحد یا پروژه است. کانال بخش موضوعی داخل آن تیم است؛ مثلاً یک تیم پروژه میتواند کانالهای «برنامهریزی»، «فنی» و «انتشار» داشته باشد.
آیا برای استفاده از تیمز به حساب Microsoft 365 نیاز است؟
برای بسیاری از کاربردهای سازمانی، حساب کاری یا آموزشی Microsoft 365 استفاده میشود. امکانها و روش ورود بسته به طرح سازمان و تنظیمات مدیر آن متفاوت است.
مایکروسافت تیمز یا گوگل میت؛ کدام مناسبتر است؟
اگر سازمان از Google Workspace استفاده میکند و نیاز اصلی جلسههای آنلاین است، بدون نیاز به کانالهای پایدار و همکاری فایل سازمانی، Google Meet قابل بررسی است. Teams برای سازمانی مناسبتر است که Outlook، SharePoint و OneDrive دارد و کنترل دسترسی، گفتوگوهای کانالی و مدیریت متمرکز میخواهد. هر دو گزینه به بررسی طرح، هزینه و تنظیمات مدیریتی نیاز دارند.
آیا میتوان افراد خارج از سازمان را به تیمز دعوت کرد؟
بله، در بسیاری از تنظیمات میتوان مهمان یا شرکتکننده بیرونی دعوت کرد؛ اما این امکان به سیاستهای مدیر Microsoft 365 و تنظیمات امنیتی سازمان وابسته است.
تفاوت Teams و Confluence چیست؟
Teams برای ارتباط روزانه، جلسه و گفتوگوهای کانالی طراحی شده است. Confluence بیشتر برای صفحههای مستندات، پایگاه دانش و ثبت ماندگار فرایندها مناسب است. تیمی که به هر دو نیاز دارد، میتواند گفتوگو را در Teams و نسخه نهایی مستندات را در Confluence نگه دارد.
