معرفی
زوم (Zoom) پلتفرمی برای برگزاری جلسه آنلاین، تماس صوتی و تصویری، وبینار و همکاری از راه دور است. در این پلتفرم، میزبان میتواند جلسه ایجاد کند، لینک دعوت بفرستد. در مقابل، شرکتکنندگان میتوانند از طریق نرمافزار دسکتاپ، اپلیکیشن موبایل یا مرورگر وارد شوند.
ویژگیهای زوم
در زوم، جلسه (Meeting) برای گفتوگوی تعاملی اعضا طراحی شده است. میزبان در جلسه میتواند نقش شرکتکنندگان، ورود به جلسه، میکروفون، دوربین و مجوز اشتراکگذاری صفحه را مدیریت کند. اتاقهای گفتوگوی گروهی نیز برای تقسیم حاضران به گروههای کوچک در جلسه قابل پیکربندی هستند. دسترسی به بعضی کنترلها به تنظیمات حساب، مدیر سازمان، نسخه نرمافزار و نوع مجوز بستگی دارد.
وبینار زوم محصولی جدا از جلسه عادی است و برای رویدادهایی مناسب است که ارائهدهنده و مخاطب نقشهای متفاوتی دارند. قابلیتهایی مانند ثبتنام رویداد، پرسشوپاسخ، گزارش مخاطبان و برخی کنترلهای وبینار، به مجوز Zoom Webinars، پلن خریداریشده و تنظیمات برگزارکننده وابستهاند. ضبط نیز ممکن است محلی یا ابری باشد و در دسترس بودن آن به مجوز، سیاست مدیر سازمان و تنظیمات میزبان بستگی دارد. پیش از رویداد، نیاز است تنظیمات واقعی حساب را بررسی کنید.
استفاده از زوم در ایران
برای برگزاری جلسه با شرکتکنندگان داخل ایران، وضعیت دسترسی را از پیش قطعی فرض نکنید. با همان حساب سازمانی و چند شرکتکننده در شهرها و شبکههای مورد انتظار، ورود از لینک، کیفیت صدا و تصویر، اشتراکگذاری صفحه و امکان ضبط را آزمایش کنید. همچنین یک ابزار جایگزین یا شماره تماس پشتیبان برای زمان اختلال تعیین کنید.
این ابزار را با نامهای دیگری نیز میشناسند:
- زوم میتینگ
- Zoom Meetings
- Zoom Workplace
ویژگیهای کلیدی
موارد زیر تصویری کلی از این بخش برای این ابزار ارائه میکنند.
-
جلسه صوتی و تصویری آنلاین
میزبان میتواند جلسه ایجاد کند، لینک دعوت بفرستد و با کنترل میکروفون، دوربین، ورود افراد و فهرست شرکتکنندگان، جلسه را مدیریت کند.
-
اشتراکگذاری صفحه و محتوای ارائه
کاربر میتواند، در صورت مجازبودن در تنظیمات جلسه، کل صفحه یا یک پنجره مشخص را با حاضران به اشتراک بگذارد. این قابلیتی کاربردی برای دمو و آموزش است.
-
اتاقهای گفتوگوی گروهی
میزبان میتواند حاضران را برای تمرین یا بحث به اتاقهای جداگانه تقسیم کند، زمان بازگشت تعیین کند و آنها را به جلسه اصلی بازگرداند.
-
ضبط جلسه
ضبط محلی یا ابری، محل نگهداری فایل و دسترسی به آن به نوع مجوز، تنظیمات حساب، سیاست مدیر سازمان و انتخاب میزبان وابسته است.
-
چت و واکنشهای درون جلسه
شرکتکنندگان میتوانند پیام و واکنش ارسال کنند یا درخواست صحبت بدهند. ارسال فایل در چت فقط در صورت فعالبودن آن در تنظیمات میزبان یا مدیر سازمان در دسترس است.
-
وبینار و رویداد آنلاین
وبینار از جلسه عادی جداست. ثبتنام، پرسشوپاسخ، گزارش مخاطبان و مدیریت رویداد به مجوز Zoom Webinars، پلن تهیهشده و تنظیمات رویداد وابسته هستند.
کاربردها
برای آشنایی بهتر با این ابزار، توجه به موارد زیر میتواند مفید باشد.
-
جلسه هماهنگی تیم پروژه
مدیر پروژه میتواند پیش از جلسه، مجوز اشتراکگذاری صفحه را فقط برای میزبان یا ارائهدهندگان تعیین کند و پس از جلسه، تصمیمها و مسئولیتها را در ابزار مدیریت کار ثبت کند.
-
مصاحبه استخدامی آنلاین
تیم جذب و استخدام میتواند اتاق انتظار را فعال کند، نام و ورود داوطلب را بررسی کند و اشتراکگذاری صفحه را فقط هنگام آزمون عملی در اختیار داوطلب بگذارد.
-
دموی محصول برای مشتری
تیم فروش یا موفقیت مشتری میتواند پیش از جلسه، اشتراکگذاری صدای رایانه و پنجره محصول را آزمایش کند و فقط با اطلاع و رضایت حاضران، ضبط را آغاز کند.
-
کلاس و کارگاه آنلاین
مدرس میتواند گروهها را از پیش طراحی کند، اتاقهای گفتوگوی گروهی را با زمان بازگشت مشخص بسازد و پیش از شروع، ورود فراگیران به اتاقها را آزمایش کند.
-
پژوهش و گفتوگو با کاربر
پژوهشگر تجربه کاربری باید پیش از ضبط، رضایت آگاهانه مشارکتکننده را بگیرد، محل نگهداری فایل را مشخص کند و نمونه اولیه و اشتراکگذاری صفحه را در یک جلسه آزمایشی بررسی کند.
ابزارهای جایگزین
در کنار زوم، ابزارهای مشابه زیر نیز در دسترس هستند.
پرسشهای رایج درباره زوم
در این بخش، به تعدادی از پرسشهای رایج درباره این ابزار پاسخ داده شده است.
آیا برای ورود به جلسه زوم باید حساب کاربری داشته باشم؟
معمولا شرکتکننده با لینک یا شناسه جلسه وارد میشود و لزوما به حساب کاربری نیاز ندارد. با این حال، میزبان یا مدیر سازمان میتواند ورود را فقط به کاربران واردشده، دامنه سازمانی یا افراد مشخص محدود کند.
نسخه رایگان زوم چه تفاوتی با پلنهای پولی دارد؟
زوم مدل رایگان و پلنهای پولی دارد، اما محدودیت زمان جلسه، ظرفیت، فضای ضبط ابری و قابلیتهای مدیریتی بسته به پلن و زمان تغییر میکند. وبینار نیز معمولا به مجوز جداگانه نیاز دارد. پیش از خرید، صفحه قیمتگذاری رسمی Zoom و تنظیمات حساب سازمانی خود را بررسی کنید.
چطور جلسه زوم را امنتر برگزار کنم؟
لینک جلسه را عمومی منتشر نکنید، برای ورود اتاق انتظار یا گذرواژه فعال کنید، مجوز اشتراکگذاری صفحه را محدود کنید و فهرست شرکتکنندگان را در جلسه بررسی کنید. تنظیمات امنیتی ممکن است در سطح حساب توسط مدیر سازمان کنترل شوند.
آیا میتوان جلسه زوم را ضبط کرد؟
بله، اما امکان ضبط محلی یا ابری، محل ذخیرهسازی و دسترسی به فایل به تنظیمات میزبان، نوع مجوز و سیاست مدیر سازمان بستگی دارد. پیش از ضبط، شرکتکنندگان را مطلع کنید و سیاست حریم خصوصی سازمان را رعایت کنید.
برای جلسه کاری زوم بهتر است یا Google Meet؟
اگر سازمان شما از Google Workspace استفاده میکند، Google Meet معمولا هماهنگی سادهتری با تقویم و فایلها دارد. زوم برای اتاقهای گروهی، کنترلهای میزبان و سناریوهای وبینار قابل بررسی است. پیش از انتخاب، نیازهای امنیتی، نوع رویداد و کیفیت اتصال شرکتکنندگان را مقایسه کنید.
اگر صدای جلسه قطع و وصل میشود، چه کاری انجام دهم؟
اتصال اینترنت را بررسی کنید، ویدئو را موقتا خاموش کنید، برنامههای پرمصرف را ببندید و در صورت امکان از اتصال پایدارتر استفاده کنید. استفاده از هدفون نیز پژواک و نویز را کاهش میدهد.
