معرفی
سامانه جامع تجارت ایران، یک بستر دولتی برای ثبت، مدیریت و پیگیری بخشی از فرایندهای تجارت خارجی است. فعالان اقتصادی بسته به نوع فعالیت، کالا و مجوزهای لازم، از آن برای ثبت اطلاعات مرتبط با واردات، صادرات، ثبت سفارش، عملیات ارزی و دریافت یا پیگیری مجوزهای مرتبط استفاده می‌کنند.
کارشناس واردات و صادرات، کارشناس امور بازرگانی، مسئول ثبت سفارش و برخی کارکنان واحدهای خرید، تأمین و لجستیک ممکن است با این سامانه کار کنند. دامنه دسترسی هر کاربر یکسان نیست و به نقش او در شرکت، شناسههای تجاری، نوع پرونده و مجوزهای سازمانی وابسته است.
کار با سامانه جامع تجارت صرفا وارد کردن اطلاعات در فرم‌ها نیست. کاربر باید اطلاعات پیش‌فاکتور، مشخصات کالا، تعرفه، طرف‌های معامله، اسناد حمل و وضعیت مجوزها را با مدارک واقعی تطبیق دهد. ثبت نادرست اطلاعات یا بی‌توجهی به وضعیت پرونده میتواند فرایندهای بعدی، از جمله پیگیری مجوز یا تشریفات گمرکی، را دشوار کند.
مسیر کلی استفاده از سامانه
ابتدا باید از طرف شخص یا شرکت تجاری، نقش و دسترسی مجاز متناسب با فعالیت خود داشته باشید.
فرایند مورد نیاز، مانند ثبت سفارش یا پیگیری یک درخواست موجود، را بر اساس نوع عملیات و کالای پرونده انتخاب کنید.
پیش از ثبت، اسناد و داده‌های پرونده مانند پیش‌فاکتور، مشخصات کالا، اطلاعات فروشنده، ارزش معامله و مجوزهای احتمالی را آماده و با یکدیگر تطبیق دهید.
اطلاعات را در فرم‌های همان فرایند ثبت کنید و پیش از ارسال، مغایرت‌های کالا، مقدار، ارزش، طرف معامله و اسناد را بررسی کنید.
پس از ثبت، پیام‌ها، وضعیت پرونده و درخواست‌های اصلاح یا تکمیل را پیگیری کنید و اقدام بعدی را در مهلت مربوط انجام دهید.
ترتیب دقیق مراحل، اطلاعات اجباری و خروجی هر پرونده به نوع عملیات، گروه کالا، نقش کاربر و مقررات جاری وابسته است. بنابراین پیش از اقدام عملی، راهنمای رسمی فرایند فعال در حساب کاربری خود را بررسی کنید.
این سامانه جایگزین دانش مقررات تجارت خارجی، اینکوترمز (Incoterms) یا تشریفات گمرکی نیست بلکه ابزار اجرای بخشی از این فرایندها در ایران است. برای ورود حرفه‌ای به کار بازرگانی، باید هم منطق پرونده تجاری و هم ارتباط سامانه با ذی‌نفعانی مانند تأمین‌کننده، بانک، گمرک و سازمان‌های مجوزدهنده را درک کنید.
این ابزار را با نام‌های دیگری نیز می‌شناسند:
- سامانه جامع تجارت
- NTSW
ویژگی‌های کلیدی
موارد زیر تصویری کلی از این بخش برای این ابزار ارائه می‌کنند.
-
ثبت سفارش برای پرونده‌های مشمول
کاربر دارای دسترسی مجاز میتواند برای کالای مشمول ثبت سفارش، اطلاعاتی مانند فروشنده خارجی، مشخصات کالا، مقدار، ارزش و شرایط معامله را در پرونده ثبت کند.
-
مدیریت اطلاعات کالا در پرونده تجاری
پرونده میتواند اطلاعات مربوط به کالا، شناسه‌ها، تعرفه، واحد سنجش و مشخصات تجاری را ثبت کند تا بتوان اطلاعات ثبت‌شده را با اسناد معامله تطبیق داد.
-
ارسال و پیگیری درخواست‌های مرتبط با مجوز
در فرایندها و کالاهای مشمول، وضعیت درخواست‌های مجوز و پیام‌های مرتبط در پرونده قابل مشاهده است. نوع مجوز و امکان اقدام به نقش کاربر و مقررات پرونده وابسته است.
-
نمایش وضعیت و پیام‌های پرونده
پس از ثبت یا ارسال درخواست، کاربر میتواند وضعیت پرونده، پیام‌های سیستمی و نیاز به اصلاح یا تکمیل اطلاعات را بررسی کند.
-
ثبت آماری در فرایندهای مجاز
برای فعالیت‌ها و کاربران مشمول، سامانه امکان ثبت اطلاعات آماری تجارت را در فرایند مربوط فراهم می‌کند. الزامات این اقدام با نوع عملیات و مقررات جاری تعیین می‌شود.
کاربردها
برای آشنایی بهتر با این ابزار، توجه به موارد زیر میتواند مفید باشد.
-
ایجاد پرونده ثبت سفارش واردات
نقطه شروع، انتخاب فرایند ثبت سفارش در حساب دارای دسترسی مجاز است. پیش‌فاکتور، مشخصات و تعرفه کالا، مقدار، ارزش و اطلاعات فروشنده باید آماده باشد. خروجی، شماره یا وضعیت پرونده ثبت‌شده است، تکمیل صحیح زمانی قابل ارزیابی است که پیام خطا یا درخواست تکمیل باقی نماند و پرونده به مرحله بعدی فرایند برسد.
-
اصلاح اطلاعات پرونده پس از پیام سامانه
کاربر از فهرست پرونده‌ها، مورد دارای پیام یا نیاز به اقدام را باز می‌کند. برای اصلاح، باید متن پیام و سند مرتبط مانند پیش‌فاکتور یا مشخصات کالا را بررسی کند. خروجی، ثبت نسخه اصلاح‌شده یا ارسال مجدد درخواست است، معیار درست بودن، تغییر وضعیت پرونده و نبود مغایرت اعلام‌شده در همان بخش است.
-
پیگیری مجوزهای مورد نیاز کالا
در پرونده‌ای که مجوز برای آن مطرح است، کاربر وضعیت بخش مجوزها و پیام‌های وابسته را بررسی می‌کند. اطلاعات کالا و مدارک درخواستی باید با پرونده منطبق باشد. خروجی، نمایش وضعیت مجوز یا اقدام مورد نیاز است، تکمیل صحیح هنگامی مشخص می‌شود که وضعیت پرونده برای ادامه فرایند مانع اعلام‌شده نداشته باشد.
-
کنترل اطلاعات پیش از هماهنگی با گمرک یا بانک
مسئول پرونده، اطلاعات ثبت‌شده در سامانه را با پیش‌فاکتور، قرارداد، اسناد حمل و داده‌های مالی مقایسه می‌کند. خروجی این بررسی، فهرست مغایرت‌ها یا تأیید داخلی داده‌ها است. معیار کنترل مناسب، یکسان بودن داده‌های کلیدی کالا، مقدار، ارزش و طرف معامله در اسناد و پرونده است.
پرسش‌های رایج درباره سامانه جامع تجارت ایران
اگر درباره این ابزار پرسشی دارید، ممکن است پاسخ آن را در میان موارد زیر پیدا کنید.
آیا همه واردکنندگان باید با سامانه جامع تجارت ایران کار کنند؟
برای بسیاری از فرایندهای تجاری مشمول مقررات، استفاده از سامانه لازم است اما نوع اقدام، سطح دسترسی و الزامات هر پرونده به کالا، نقش شرکت و مقررات جاری وابسته است.
آیا سامانه جامع تجارت همان سامانه گمرک EPL است؟
خیر. سامانه جامع تجارت و سامانه جامع امور گمرکی یا EPL دو سامانه متفاوت‌اند. ممکن است اطلاعات و فرایندهای آن‌ها در یک پرونده تجاری به هم مرتبط باشند، اما هر کدام نقش مستقلی دارند.
برای یادگیری سامانه جامع تجارت از کجا شروع کنم؟
ابتدا یک فرایند مشخص، مانند ثبت و پیگیری یک پرونده ثبت سفارش، را انتخاب کنید. برای فردی که با اسناد اولیه واردات آشنا است، حدود ۸ تا ۱۶ ساعت تمرین با چند پرونده آموزشی و راهنمای رسمی میتواند برای آشنایی اجرایی اولیه کافی باشد. تسلط بر مقررات، مجوزهای کالایی و فرایندهای متعدد واردات و صادرات به تمرین و تجربه بیشتری نیاز دارد.
آیا هر کدام از کارمندان شرکت میتوانند وارد حساب سامانه شوند؟
خیر. دسترسی معمولا باید متناسب با نقش سازمانی، شناسههای تجاری و اختیارهای تعریفشده برای شخص یا شرکت باشد. استفاده از حساب دیگران میتواند پیگیری مسئولیت ثبتها را دشوار کند.
آیا تسلط بر سامانه به تنهایی برای کارشناس واردات و صادرات کافی است؟
خیر. کار با سامانه یک مهارت اجرایی است. کارشناس واردات و صادرات به شناخت مقررات تجارت خارجی، اسناد، اینکوترمز، هماهنگی حمل و تشریفات گمرکی نیز نیاز دارد.
