معرفی و تعریف
تحلیل شغل و مدلسازی شایستگیها مهارتی برای تبدیل نیازهای واقعی در یک سازمان به اسناد و معیارهای قابلاستفاده منابع انسانی است. فرد دارای این مهارت با مشاهده کار، مصاحبه با شاغلان و مدیران، بررسی مستندات و تحلیل خروجیها مشخص میکند هر شغل چه هدفی دارد، چه وظایفی انجام میدهد، در چه شرایطی اجرا میشود و برای عملکرد مطلوب به چه دانش، مهارت، توانایی و رفتارهایی نیاز دارد.
خروجیهای تحلیل شغل
خروجی تحلیل شغل معمولا شرح شغل، شرایط احراز، فهرست وظایف کلیدی و معیارهای عملکرد است. مدلسازی شایستگی در این مهارت، به شناسایی و تعریف شایستگیهای موردنیاز یک نقش بر اساس شواهد شغلی محدود میشود؛ هر شایستگی باید رفتارهای قابلمشاهده و سطحهای مشخص داشته باشد. راهنمای تحلیل شغل اداره مدیریت نیروی انسانی آمریکا نیز تحلیل شغل را مبنای تعریف وظایف و شایستگیهای لازم برای شغل میداند.
طراحی یک چارچوب شایستگی سازمانی برای چندین خانواده شغلی، موضوع مهارت «تدوین چارچوب شایستگیها» است. این مهارت بر تحلیل یک شغل یا نقش مشخص و تبدیل نتایج آن به شرح شغل، شرایط احراز و معیارهای ارزیابی تمرکز دارد.
زمان موردنیاز برای یادگیری
برای فردی که با مبانی منابع انسانی و مصاحبه آشناست، رسیدن به سطح کاربردی معمولا حدود ۱۲۰ تا ۱۶۰ ساعت مطالعه و تمرین میخواهد؛ با فرض هفتهای ۸ تا ۱۰ ساعت کار و دسترسی به یک نقش واقعی. فردی که از صفر شروع میکند، معمولا به حدود ۱۸۰ تا ۲۴۰ ساعت نیاز دارد، زیرا باید مفاهیم سازمان، عملکرد و روش گردآوری داده را نیز بیاموزد.
این مهارت را با نامهای دیگری نیز میشناسند:
- تجزیه و تحلیل شغل و شایستگیها
- Job Analysis and Competency Modeling
اهمیت و کاربردها
چرا این مهارت مهم است؟
تصمیمهای منابع انسانی زمانی قابلاتکاترند که بر اساس نیاز واقعی شغل باشند. استخدام بر اساس عنوانهای مبهم، آموزش بدون شناخت کمبودهای مهارتی یا ارزیابی عملکرد با معیارهای نامرتبط، معمولا هم برای مدیر و هم برای کارکنان مسئله ایجاد میکند. تحلیل شغل این اتصال را فراهم میکند.
کاربرد تحلیل شغل
این مهارت برای تیمهای منابع انسانی، توسعه سازمانی و مدیران واحدهایی مناسب است که میخواهند پیش از جذب، آموزش یا ارزیابی، درباره خروجیها و الزامات یک نقش به توافق برسند. در بازار کار ایران، هنگام بررسی یک آگهی یا درخواست استخدام، بهتر است عنوان شغلی را کافی ندانید و از مدیر درخواستکننده درباره وظایف، خروجیهای قابلسنجش، اختیارات و شرایط واقعی کار بپرسید.
تحلیل شغل و مدلسازی شایستگی
اصول انجمن روانشناسی صنعتی و سازمانی بر ارتباط روشهای ارزیابی کارکنان با تحلیل شغل و شواهد مرتبط با کار، تأکید میکند. مدل شایستگی زمانی مفید است که بر اساس شواهد شغلی، زبان سازمان و امکان مشاهده رفتارها ساخته شود؛ فهرستی طولانی از صفتهای مطلوب، بدون تعریف سطح و مثال رفتاری، ابزار مناسبی برای انتخاب یا ارزیابی کارکنان نیست.
کاربردها
-
تدوین شرح شغل و شرایط احراز
تعیین هدف شغل، وظایف اصلی، روابط سازمانی، اختیارات، شرایط کاری و حداقل دانش و تجربه لازم برای یک موقعیت مشخص.
-
طراحی معیارهای جذب و مصاحبه
تبدیل شایستگیهای ضروری شغل به معیارهای غربال رزومه، پرسشهای مصاحبه ساختاریافته و تمرینهای ارزیابی.
-
طراحی ارزیابی عملکرد
تفکیک نتایج موردانتظار شغل از رفتارها و شایستگیهای لازم برای رسیدن به آن نتایج و تعریف شاخصهای قابلسنجش.
-
نیازسنجی و طراحی آموزش
مقایسه شایستگیهای موردنیاز یک موقعیت شغلی با سطح فعلی کارکنان برای اولویتبندی آموزش و توسعه.
-
طراحی مسیر شغلی و جانشینپروری
تعریف تفاوت شایستگیهای نقشهای کارشناس، سرپرست و مدیر برای مشخصکردن مسیر رشد و آمادگی جانشینان.
-
بازطراحی نقشها پس از تغییر سازمانی
بررسی تغییر وظایف و مهارتهای لازم پس از ادغام واحدها، پیادهسازی سامانه جدید، رشد کسبوکار یا تغییر فرایندها.
ابزارهای مرتبط
پیشنیازها
موارد زیر پایههای لازم برای شروع را نشان میدهند.
- توانایی مصاحبه حرفهای و گوشدادن فعال
- آشنایی مقدماتی با ساختار و فرایندهای سازمانی
- دسترسی به یک شغل واقعی یا سناریوی سازمانی برای تمرین
مسیر یادگیری تحلیل شغل و مدلسازی شایستگیها
-
۲۰ ساعت
مفاهیم شغل، عملکرد و شایستگی را تفکیک کنید.
تفاوت میان شغل، سمت، وظیفه، مسئولیت، خروجی، استاندارد عملکرد و شایستگی را یاد بگیرید. شایستگی را با ویژگی شخصیتی یا فهرست مهارتهای نرم اشتباه نگیرید؛ هر شایستگی باید به رفتار قابلمشاهده و زمینه شغلی متصل باشد.
-
۲۵ ساعت
داده شغلی را با روش مناسب گردآوری کنید.
کاربرد و محدودیت مصاحبه با شاغل و مدیر، مشاهده کار، پرسشنامه، دفتر ثبت فعالیت و بررسی مستندات را تمرین کنید. برای اجرای پرسشنامه میتوانید از Google Forms استفاده کنید و پاسخها را در Microsoft Excel ثبت و مقایسه کنید.
برای کاهش سوگیری، یک پرسش ثابت را از دستکم دو منبع مستقل، مانند شاغل و مدیر مستقیم، بپرسید؛ پاسخها را با نمونه خروجی، گزارش کار یا مستندات فرایند تطبیق دهید و موارد اختلافی را جداگانه ثبت کنید. انتخاب چند روش گردآوری داده و استفاده از چند منبع، با توصیههای راهنمای تحلیل شغل OPM همراستاست.
دوره پیشنهادی
-
۳۰ ساعت
یک تحلیل شغل قابلاستناد انجام دهید.
برای یک موقعیت شغلی واقعی، اطلاعات جمعآوریشده را به وظایف اصلی، فعالیتهای فرعی، خروجیها، روابط کاری، اختیارات، شرایط محیطی و الزامات شغل تبدیل کنید. وظایف را بر اساس اهمیت و فراوانی دستهبندی کنید و میان «آنچه فرد اکنون انجام میدهد» و «آنچه این موقعیت شغلی باید انجام دهد» تمایز بگذارید.
برای ترسیم ارتباط وظایف، واحدها و جریان اطلاعات، از Microsoft Visio یا Miro استفاده کنید. کنار هر الزام، منبع شواهد آن را ثبت کنید؛ مثلا مصاحبه مدیر، مشاهده کار یا مستند فرایند.
دوره پیشنهادی
-
۳۰ ساعت
شرح شغل و شرایط احراز بنویسید.
یک شرح شغل روشن و مختصر بنویسید که هدف موقعیت شغلی، وظایف کلیدی، شاخصهای خروجی، جایگاه سازمانی و روابط کاری را پوشش دهد. سپس شرایط احراز را فقط بر پایه الزامات واقعی شغل تنظیم کنید و میان الزام ضروری و مزیت ترجیحی تفاوت بگذارید.
هر شرط تحصیلی، سابقه یا مهارت باید به وظیفه یا خروجی مشخصی در تحلیل شغل مرتبط باشد. اگر برای یک شرط شواهد شغلی ندارید، آن را بهعنوان الزام قطعی ثبت نکنید.
-
۲۰ ساعت
شایستگیهای نقش را از شواهد شغلی استخراج کنید.
شایستگیهای رفتاری و فنی نقش را از دادههای شغلی استخراج کنید. برای هر شایستگی تعریف، سطحبندی و نمونه رفتار قابلمشاهده تعیین کنید. تعداد شایستگیها را محدود نگه دارید تا مدل در مصاحبه، ارزیابی و توسعه واقعاً قابلاستفاده باشد.
در هر سطح، رفتار باید بهگونهای نوشته شود که ارزیاب بتواند برای آن شواهد واقعی پیدا کند؛ عباراتی مانند «متعهد است» یا «روحیه خوب دارد» معیار ارزیابی نیستند، مگر به رفتار و موقعیت مشخص تبدیل شوند.
-
۱۵ ساعت
خروجی را اعتبارسنجی و با چکلیست کنترل کنید.
پیشنویس را با مدیر مستقیم و دستکم یک شاغل باتجربه بررسی کنید. ابهامها، همپوشانیها و رفتارهای غیرقابلسنجش را اصلاح کنید. در پایان، برای هر شایستگی مشخص کنید در کدام فرایند استخدام، آموزش، ارزیابی عملکرد یا ارتقا استفاده خواهد شد.
خروجی زمانی قابلقبول است که همه منابع داده مشخص باشند، وظایف از شایستگیها جدا شده باشند، هر الزام به شواهد شغلی مرتبط باشد، الزامات ضروری و ترجیحی تفکیک شوند، هر سطح شایستگی رفتار قابلمشاهده داشته باشد و مدیر و شاغل پیشنویس را تایید یا اصلاح کرده باشند.
زمان تقریبی یادگیری
برآورد مجموع زمان آموزش، مطالعه و تمرین تا رسیدن به سطح کاربردی؛ بسته به پیشزمینه شما میتواند کمتر یا بیشتر باشد.
پروژههای تمرینی
موارد زیر تصویری کلی از این بخش برای این مهارت ارائه میکنند.
-
تحلیل شغل کارشناس پشتیبانی مشتری
توضیح پروژه: با مصاحبه فرضی یا واقعی با یک شاغل و سرپرست، وظایف، خروجیها، ابزارها، چالشها و شرایط احراز این موقعیت شغلی را استخراج کنید. یک شرح شغل یکصفحهای و شرایط احراز جداگانه تحویل دهید. هر الزام را به مصاحبه، مشاهده یا مستند مشخصی مرتبط کنید.
-
شایستگیهای نقش سرپرست فروش
توضیح پروژه: برای نقش سرپرست فروش، ۵ تا ۷ شایستگی کلیدی انتخاب کنید. برای هر مورد تعریف، سه سطح رفتاری و یک مثال از رفتار قابلقبول بنویسید. هیچ شایستگی را بدون پیوند به وظیفه یا خروجی نقش وارد نکنید.
-
طراحی مصاحبه مبتنی بر شایستگی
توضیح پروژه: بر پایه شایستگیهای یک موقیعت شغلی، ۶ پرسش مصاحبه رفتاری طراحی کنید. برای هر پرسش، شایستگی هدف، نشانههای پاسخ قوی یا ضعیف و تصمیمی را که این پاسخ به آن کمک میکند مشخص کنید.
-
ممیزی یک آگهی استخدام
توضیح پروژه: یک آگهی استخدام عمومی را بررسی کنید و موارد مبهم، الزامات غیرضروری و معیارهای غیرقابلسنجش آن را شناسایی کنید. سپس نسخه بازنویسیشده آگهی را بر اساس تحلیل شغل ارائه دهید و الزامات ضروری و ترجیحی را جدا کنید.
پرسشهای رایج درباره تحلیل شغل و مدلسازی شایستگیها
در این بخش، به تعدادی از پرسشهای رایج درباره این مهارت پاسخ داده شده است.
تفاوت تحلیل شغل با نوشتن شرح شغل چیست؟
تحلیل شغل، فرایند گردآوری و تفسیر اطلاعات درباره کار واقعی است. شرح شغل یکی از خروجیهای این فرایند است و هدف شغل، وظایف، روابط کاری و خروجیهای مورد انتظار آن را بیان میکند.
مدل شایستگی با شرایط احراز چه تفاوتی دارد؟
شرایط احراز معمولا حداقل تحصیلات، تجربه، دانش یا مهارت لازم را بیان میکند. مدل شایستگی علاوه بر این موارد، رفتارهای قابلمشاهده لازم برای عملکرد موفق را در سطحهای مختلف تعریف میکند.
آیا برای هر شغل باید مدل شایستگی جداگانه ساخت؟
نه همیشه. سازمان میتواند شایستگیهای مشترک مانند همکاری یا مشتریمداری داشته باشد و برای خانوادههای شغلی، شایستگیهای تخصصی اضافه کند. نقشهایی که مسئولیتها، وظایف یا خروجیهای متفاوتی دارند، به تحلیل شغل جداگانه نیاز خواهند داشت.
آیا این مهارت فقط برای متخصص منابع انسانی است؟
خیر. مدیران واحدها نیز برای تعریف موقعیت شغلی، استخدام و ارزیابی اعضای تیم به آن نیاز دارند. با این حال، طراحی و اعتبارسنجی خروجیهای سازمانی بزرگ معمولا با همکاری منابع انسانی یا توسعه سازمانی انجام میشود.
یک مدل شایستگی خوب چند شایستگی دارد؟
تعداد ثابتی وجود ندارد، اما مدل باید آنقدر محدود باشد که مدیر بتواند از آن استفاده کند. تمرکز بر شایستگیهای واقعا اثرگذار و تعریف رفتارهای روشن، از فهرست بلند و کلی مهمتر است.
برای شروع تمرین تحلیل شغل به داده واقعی نیاز دارم؟
داده واقعی کیفیت تمرین را بیشتر میکند، اما میتوانید از یک شغل آشنا شروع کنید. با یک شاغل و مدیر آن نقش گفتوگو کنید، نمونه آگهیها را بررسی کنید و فرضهای خود را در خروجی نهایی به صورت شفاف بنویسید.
