معرفی
مایکروسافت ویزیو (Microsoft Visio) نرم‌افزاری برای ساخت و نگهداری انواع نمودارهای حرفه‌ای است. تحلیلگران کسب‌وکار، مدیران فرایند، مدیران پروژه، تیم‌های فناوری اطلاعات و مهندسان شبکه می‌توانند از آن برای نمایش جریان کار، نقش‌ها، تصمیم‌ها، سامانه‌ها و ارتباط میان اجزای یک مسئله استفاده کنند.
کار با ویزیو فقط به کشیدن شکل‌ها و پیکان‌ها محدود نمی‌شود. نمودار زمانی ارزش عملی بیشتری دارد که خوانا و قابل نگهداری باشد، نمادها معنای مشخصی داشته باشند، مسیرهای استثنا در آن دیده شوند و مسئولیت بخش‌های مختلف روشن باشد.
کاربرد ویزیو در تحلیل و مدلسازی فرایندهای کسب‌وکار
در تحلیل کسب‌وکار، ویزیو برای ترسیم فلوچارت (Flowchart)، مدلسازی وضعیت فعلی و پیشنهادی فرایند و ساخت نمودارهای بین‌وظیفه‌ای یا خطوط شناوری (Swimlane) کاربرد دارد. در نمودار Swimlane، فعالیتها براساس نقش، واحد سازمانی یا سامانه تفکیک می‌شوند تا انتقال کار میان بخش‌ها و ابهام‌های مربوط به مسئولیت‌ها بهتر دیده شوند.
Visio از مدل و نشانه‌گذاری فرایند کسب‌وکار (Business Process Model and Notation | BPMN) نیز پشتیبانی می‌کند؛ بااین‌حال، امکانات آن به نوع نسخه و مجوز مورد استفاده بستگی دارد.
قابلیت‌های پیشرفته BPMN 2.0 و الگوهای اختصاصی شکل‌های این استاندارد (BPMN Shapes Stencil) در Visio Plan 2 ارائه می‌شوند. در Visio Plan 1 می‌توان نمودار BPMN موجود را در نسخه وب مشاهده و ویرایش کرد، اما الگوی شکل‌های BPMN برای ایجاد این نوع نمودار در دسترس نیست.
تفاوت نسخه‌های Visio و نکات انتخاب ابزار
طبق صفحه رسمی Visio، قابلیت‌های نسخه وب و نسخه دسکتاپ (Desktop) ویزیو یکسان نیستند. Visio Plan 1 عمدتاً برای ساخت و همکاری روی نمودارها از طریق مرورگر و Microsoft Teams طراحی شده است. Visio Plan 2 علاوه بر امکانات Plan 1، نسخه دسکتاپ، پشتیبانی پیشرفته‌تر از BPMN، اتصال به داده‌ها، نمودارهای مهندسی و امکانات تخصصی بیشتری ارائه می‌دهد.
مایکروسافت نسخه‌های خرید دائمی مانند Visio Standard و Visio Professional را نیز عرضه می‌کند. بنابراین، پیش از انتخاب، بهتر است قابلیت‌ها، محدودیت‌ها و شرایط مجوز هر نسخه را بررسی کنید.
ملاحظات مهم برای سازمان‌های ایرانی
برای سازمان‌های ایرانی نیز بهتر است انتخاب ابزار از نیاز واقعی تیم آغاز شود. بررسی کنید که کاربران باید نمودارها را در مرورگر ویرایش کنند یا فایل‌های نسخه دسکتاپ را مبادله خواهند کرد، سازمان به چه نوع مجوزی دسترسی دارد و فایل‌ها در چه فضایی نگهداری می‌شوند.
اگر مخاطبان فقط به مشاهده نمودار نیاز دارند، خروجی PDF یا تصویر ممکن است کافی باشد. اما اگر چند نفر باید مدل را بهروزرسانی کنند، لازم است روش اشتراک‌گذاری، نسخه نرم‌افزار و محل نگهداری فایل‌ها از ابتدا مشخص شود.
این ابزار را با نام‌های دیگری نیز می‌شناسند:
- ویژیو
- ویزیو
- Visio
- Microsoft Office Visio
ویژگی‌های کلیدی
موارد زیر تصویری کلی از این بخش برای این ابزار ارائه می‌کنند.
-
قالب‌ها و شکل‌های تخصصی
Visio مجموعه‌ای از Templateها، Stencilها و Shapeهای آماده برای انواع Diagram در اختیار کاربر قرار می‌دهد. دامنه این امکانات به نسخه و طرح بستگی دارد. Visio Plan 1 شامل نمودارهایی مانند Cross-functional Flowchart، Network Diagram، Organization Chart، ERD و UML است. Visio Plan 2 امکانات تخصصی بیشتری مانند BPMN 2.0، Floor Plan، Engineering Diagram و P&ID ارائه می‌دهد.
-
اتصال هوشمند شکل‌ها
Connector-ها هنگام جابه‌جایی Shape-ها ارتباط میان اجزا را حفظ می‌کنند. این قابلیت در نمودارهای بزرگ باعث میشود اصلاح ساختار مدل ساده‌تر شود و نیاز به تنظیم دستی همه خطوط کاهش یابد.
-
مدلسازی فرایند با swimlane
می‌توان فعالیتها را بر اساس نقش، واحد سازمانی یا سامانه تفکیک کرد. این نمایش برای یافتن تحویل کار بین تیم‌ها و ابهام در مسئولیت‌ها کاربردی است.
-
اتصال داده در Visio Plan 2 و نسخه‌های واجد شرایط
قابلیت‌های اتصال داده به شکل‌ها برای همه نسخه‌ها یکسان نیست. اگر باید مالک فرایند، وضعیت یا شناسه را از منبع داده در نمودار نمایش دهید، قابلیت Data Visualizer و اتصال داده را در طرح انتخابی، به‌ویژه Visio Plan 2، با صفحه رسمی محصول و طرح‌ها تطبیق دهید.
-
خروجی و اشتراک‌گذاری
نمودارها را می‌توان برای ارائه، مستندات یا بازبینی ذی‌نفعان صادر و به اشتراک گذاشت. کیفیت خروجی زمانی بهتر است که اندازه صفحه و سطح جزئیات از ابتدا متناسب با مخاطب انتخاب شود.
-
ویرایش وب و دسکتاپ بر اساس طرح
Visio Plan 1 برای کار در مرورگر طراحی شده است و Visio Plan 2 نسخه دسکتاپ را نیز شامل میشود. برای تیمی که همزمانی و ویرایش در وب می‌خواهد، ابتدا شیوه همکاری و محدودیت‌های طرح را در مقایسه رسمی بررسی کنید.
کاربردها
در ادامه، مهم‌ترین موارد این بخش به تفکیک معرفی شده‌اند.
-
مستندسازی فرایند فعلی کسب‌وکار
تحلیلگر مسیر واقعی انجام یک درخواست، نقاط تصمیم، نقش‌ها و ابزارهای درگیر را ترسیم می‌کند تا پیش از پیشنهاد تغییر، برداشت مشترکی میان ذی‌نفعان ایجاد شود.
-
طراحی فرایند پیشنهادی
برای مقایسه وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب، مراحل حذف‌شونده، کنترل‌های جدید، مسئولیت‌ها و مسیرهای استثنا در مدلی جداگانه نشان داده می‌شوند.
-
ترسیم نمودار BPMN و فلوچارت
تیم می‌تواند منطق آغاز و پایان، فعالیتها، دروازه‌های تصمیم و رویدادهای استثنا را با نمادگذاری یکدست مستند کند. استفاده از BPMN زمانی مناسب است که ذی‌نفعان باید معنای نمادها را یکسان تفسیر کنند.
-
نمایش مسئولیت میان واحدها
نمودار swimlane نشان می‌دهد هر گام به عهده کدام نقش یا واحد است و کار در کجا از یک مسئول به مسئول دیگر تحویل میشود.
-
مستندسازی شبکه و زیرساخت
تیم فناوری اطلاعات می‌تواند تجهیزات، سرورها، اتصال‌ها و ناحیه‌های شبکه را در یک نمودار قابل‌مرور ثبت کند. نمودار باید همراه با تاریخ و مالک مستند نگهداری شود.
-
ساخت نمودار سازمانی
برای نمایش ساختار گزارش‌دهی، واحدها و نقش‌های سازمانی، به‌ویژه در ارائه‌های مدیریتی یا مستندات داخلی، استفاده میشود.
ابزارهای جایگزین
ابزارهای زیر نزدیک‌ترین جایگزین‌ها برای مایکروسافت ویزیو به شمار می‌روند.
پرسش‌های رایج درباره مایکروسافت ویزیو
در این بخش، به تعدادی از پرسش‌های رایج درباره این ابزار پاسخ داده شده است.
آیا مایکروسافت ویزیو برای تحلیلگر کسب‌وکار ضروری است؟
ضروری بودن آن به سازمان و نوع کار بستگی دارد، اما توانایی ساخت فلوچارت، BPMN و نمودار swimlane برای تحلیلگر کسب‌وکار مهم است. اگر محل کار از ویزیو استفاده می‌کند، یادگیری آن مزیت عملی دارد. در غیر این صورت، باید بتوانید همان اصول مدلسازی را با ابزار مورد استفاده تیم اجرا کنید.
تفاوت ویزیو با Bizagi Modeler و Miro چیست؟
ویزیو برای نمودارهای ساختیافته، شبکه، نمودار سازمانی و مستندسازی رسمی کاربرد دارد. Bizagi Modeler انتخاب متمرکزتری برای مدلسازی فرایند و BPMN است، اما برای نمودارهای شبکه یا سازمانی جایگزین همدامنه ویزیو نیست. Miro بیشتر برای کارگاه مشارکتی، ایدهپردازی و تخته سفید آنلاین مناسب است. انتخاب کنید که خروجی اصلی شما مدل رسمی فرایند است، نمودار فنی است یا فضای همکاری اولیه.
برای شروع کار با ویزیو چه چیزی یاد بگیرم؟
ابتدا اصول فلوچارت، معنای نمادها، مسیرهای تصمیم و نمودار swimlane را یاد بگیرید. سپس یک فرایند واقعی، مانند ثبت و رسیدگی به درخواست مشتری، را ترسیم کنید. در پایان از یک همکار بخواهید فقط با نمودار شما فرایند را توضیح دهد. اگر نتوانست، نمودار هنوز به اصلاح نیاز دارد.
چگونه نمودار ویزیو را به صورت قابلنگهداری ایجاد کنم؟
برای هر نوع مفهوم از نماد ثابت استفاده کنید، نام فعالیتها را با فعل روشن بنویسید، سطح جزئیات را متناسب با مخاطب نگه دارید و مالک و تاریخ آخرین بازبینی نمودار را مشخص کنید. نموداری که بهروزرسانی نشود، بهسرعت به مستندی گمراهکننده تبدیل میشود.
آیا ویزیو فقط برای نمودار فرایند است؟
خیر. از ویزیو برای نمودار سازمانی، شبکه، معماری ساده سامانه، جریان داده و برخی نمودارهای مهندسی نیز استفاده میشود. با این حال، هر نمودار باید با زبان و استاندارد رایج همان حوزه ساخته شود.
برای یک تیم ایرانی نسخه وب بهتر است یا دسکتاپ؟
اگر اعضای تیم باید از مرورگر نمودار را مشاهده یا ویرایش کنند، ابتدا قابلیت‌های طرح وب را با نیاز تیم تطبیق دهید. اگر فایل‌های پیچیده، قالب‌های تخصصی یا قابلیت‌های دسکتاپ لازم دارید، طرح و مجوز مناسب آن را بررسی کنید. شیوه اشتراک‌گذاری فایل، مجوز سازمان و نسخه مورد استفاده همکاران باید پیش از استانداردکردن ابزار مشخص شود.
